Jadikan PEKERJAAN sesuatu aktiviti yang MENGEMBIRAKAN (Part 4)

5 Tabiat Kerja Yang Akan Menghalang Dari Keletihan Dan Kerisauan

1. Bersihkan meja kita dari semua kertas kecuali yang berkaitan dengan masalah yang perlu segera ditangani
   Apa yang disebut hanya bermaksud ‘housekeeping’.
   Ada yang mengaku mereka tidak kerja dengan meja yang bersih, tidak bersepah kerana dia memerlukan semua benda berada dihadapannya. Tetapi percaya atau tidak, jika tempat kerja anda dipenuhi dengan kertas-kertas atau peralatan kerja, jika dipilih dan disemak 80% daripada bahan-bahan yang berada di atas meja atau disekitar kerja adalah yang telah luput dan tidak diperlikan lagi. Sama juga juga jika kita menggunakan komputer, 80% daripada files yang ada dalam komputer adalah yang telah tidak diperlukan lagi. Tetapi mengapa masih menyimpannya? Tabiat, ‘mungkin diperlukan kemudian’ membuatkan kita terus menyimpan barang-barang lama sehingga kita dah ‘lost count’.
   Untuk menikmati kerja yang efektif, mula-mula bersihkan meja, tempat kerja atau desktop komputer dari semua benda-benda samada kertas, peralatan dan sebagainya kecuali yang memerlukan tindakan segera. Benda-benda yang bertaburan dan tidak tersusun membuatkan kita bertambah risau dengan kerja yang tertimbun dan tidak terurus.
   “Diriwayatkan dari Sa’ad bin Abi Waqas dari bapaknya, dari Rasulullah saw. : Sesungguhnya Allah SWT itu suci yang menyukai hal-hal yang suci, Dia Maha Bersih yang menyukai kebersihan, Dia Mahamulia yang menyukai kemuliaan, Dia Maha Indah yang menyukai keindahan, karena itu bersihkanlah tempat-tempatmu” (HR. Tirmizi)”
   


2. Pengurusan Masa
   Penggunaan masa yang efektif adalah satu perkara yang selalu dibincangkan. Ramai orang menyatakan bahawa masa yang dipunyai mereka tidak mencukupi. Justeru itu selalunya mereka gagal dalam banyak perkara. Sebenarnya ini merupakan alasan semata-mata. Sebenarnya manusia diperuntukkan masa sebanyak 24 jam sehari semalam, samada manusia itu berjaya atau tidak berjaya. Kita lihat tokoh-tokoh di dalam bidang masing-masing. Semuanya adalah manusia biasa yang juga diperuntukkan masa yang sama dengan kita.
   Keluhan-keluhan yang tidak membina itu sebenarnya adalah alasan untuk kita masih berada pada tahap yang lama dan tidak bertindak. Oleh sebab itu alasan inilah yang menyebabkan kita berada dikepompong tersebut dan sukar bagi kita meloloskan diri dari belenggunya. Pengurusan masa yang baik ialah apabila kita dapat mendisiplinkan diri kita dalam melaksanakan aktiviti.
   Untuk mendisiplinkan diri kita maka sewajarnya kita mencatat di atas kertas dan ianya mesti dipatuhi dan rancang kerja mengikut susunan kepentingannya. Kerja yang tidak penting dan tidak segera perlu diketepikan sementara sehingga semua kerje selesai.
   


3. Jika ada masalah, selesaikan pada masa itu juga dan jika ada fakta untuk membuat keputusan, jangan tangguh
   Sering dijumpai orang yang mengurus sesuatu, setelah sekian lama ditanyakan jawabnya hanya “sedang diproses” atau “di meja bos” atau “masih dikerjakan”. Atau kalau didesak lagi jawabnya mungkin dengan nada agak tinggi “Siaplah tu!...”. Padahal mungkin urusan tersebut masih berada dimeja yang sama.
   Bila menghadapi masalah, segera selesaikan pada masa itu juga, jika ada fakta yang diperlukan untuk membuat keputusan, jangan ditangguh-tangguh. Jika fakta belum mencukupi segera cari fakta supaya boleh membuat keputusan.
   Jangan takut menghadapi resiko, sepanjang hal tersebut sudah diperhitungkan secara masak. Tiada keputusan yang tidak mengandung resiko. Dan risiko tidak dapat dihindari, tetapi hanya diminimalkan.
   Selagi kita tidak menyelesaikan masalah ditangan selagi itu ia akan menghantui kita, membuat kita stress dan membuatkan kita tidur tak lena, mandi tak basah.
   Jika penyelesaian itu berada di tangan orang lain segera pindahkan permasalahan itu kepadanya supaya masalah itu keluar dari gengaman kita.
   Saya masih ingat pesanan kawan saya; bila ada urusan segera selesaikan, kalau tidak mungkin segera hantarkan kepada yang berkenaan dan jangan ambil masalah orang lain dan simpan untuk diri sendiri
   


4. Belajar merancang, delegate dan menyelia
   Delegasi bukanlah menyerahkan tugas yang memang telah menjadi tanggung jawab seseorang. Delegasi adalah menyerahkan sebagian dari tugas kita kepada orang lain. Jika kita adalah pemimpin, maka bidang tugas dan tanggung jawab pasti sangat melebihi kapasiti kita untuk dapat mengerjakan semuanya sendiri. Sebagian dari tugas dan tanggung jawab kita harus diserahkan.
   Jika kita adalah pimpinan di organisasi, kita mungkin memiliki tanggung jawab untuk mengawasi dan mengatur aspek tertentu dalam organisasi. Kita tidak dapat mendelegasikan tanggung jawab akauntabiliti organisasi pada orang lain. Namun, kita boleh mendelegasikan tugas rutin kita demi kepentingan organisasi.
   Langkah-langkah penyerahan tugas dan tanggung jawab yang berjaya.
   i. Putuskan apa yang harus dilakukan. Pikirkan seberapa banyak tanggung jawab yang ingin kita serahkan. Dengan kata lain, tentukan dengan jelas tugas-tugasnya -- kalau perlu, tulis di kertas.
   ii. Pilih orang terbaik. Pemilihan tersebut ditentukan oleh jumlah waktu pekerjaan itu boleh diselesai, dan siapa saja yang siap untuk diserahkan tugas. Jika tugas yang akan kita serahkan adalah tugas yang penting dan perlu segera diselesaikan, lebih baik kita memilih orang yang sekiranya paling mampu untuk melakukannya. Sebaliknya, jika tugas itu tidak terlalu berisiko jika gagal dilakukan, kita bisa memanfaatkannya sebagai kesempatan untuk melatih seseorang.
   iii. Jelaskan tugasnya dengan jelas. Pastikan bahwa orang yang kita serahkan tugas itu benar-benar mengerti apa yang harus ia lakukan. Kadang penting juga untuk mengatakan kepadanya mengapa ia dipilih untuk melakukan tugas itu. Hal itu dilakukan agar ia mengerti pentingnya tugas itu bagi dirinya sendiri dan organisasi.
   iv. Buatlah tingkat kewenangan. Mungkin timbul lebih banyak kebingungan mengenai hal ini dibandingkan aspek-aspek lain dalam pendelegasian. Ada beberapa tingkat delegasi:
   a. Lakukan dan jangan laporkan hasilnya;
   b. Lakukan dan segera laporkan hasilnya;
   c. Lakukan dan laporkan hasilnya secara rutin;
   d. Selidiki dan buatlah rekomendasi, saya yang akan memutuskan.
   v. Antisipasi masalah. Pastikan orang yang nantinya akan bekerja dengan orang yang kita delegasi, mengerti benar tugas dan tanggung jawab orang tersebut. Katakan padanya tentang orang yang akan bekerja dengannya. Beritahukan mengenai pengalaman masa lalu saat melakukan tugas yang sama dan kesulitan yang mungkin pernah kita alami. Pastikan ia tahu bagaimana menghubungi kita saat memerlukan bantuan.
   vi. Buat jadual pemeriksaan. Tentukan waktu untuk membandingkan catatan dan memeriksa perkembangan tugas itu. Pastikan ia tahu jenis laporan seperti apa yang kita inginkan atau apakah kita akan menidaklanjutkannya secara informal atau formal.
   vii. Mengevaluasi hasil. Baik kita dan orang yang kita serahkan tugas dapat belajar banyak dari tugas tersebut. Jika tugas itu berbeza dengan tugas rutin, mungkin kita dapat memberikan apresiasi khusus. Jika hasilnya tidak sesuai dengan yang kita harapkan, kita harus menganalisa di mana letak kecacatannya.
   


5. Pakai pakaian yang sesuai dengan pekerjaan
   Nampak remeh dan tak penting tetapi sebenarnya disebaliknya.
   Cara kita berpakaian merupakan cermin peribadi. Bila mengenakan pakaian yang sesuai, citradiri kita akan semakin mantap dan tampak lebih percaya diri. Kerana itu kita menganjurkan agar berpakaian sesuai dengan keperibadian. Di samping itu kita perlu menyesuaikannya dengan kondisi dan keadaan di mana kita berada, terutama di tempat kita bekerja. Tak heran jika para profesional terutama wanita sangat memperhatikan setiap detail pakaian (pakaian wanita) yang dikenakannya ke pejabat.